Puhelimeesi vastataan silloinkin, kun sinä et ehdi.
Lingaro Pro vastaa yrityksesi puheluihin, kertoo asiakkaalle oikeat tiedot ja hoitaa varaukset ja ajanvaraukset samalla kun henkilökuntasi tekee työtään.
Sovitaan lyhyt puhelu, jossa kuulet avustajan.
Avustaja kertoo puhelun alussa olevansa tekoäly.
Kenelle
Ravintolat · Parturit ja kampaamot · Hammasklinikat · Lääkäriasemat · Eläinlääkärit · Ajanvarauspalvelut
Puhelin soi juuri silloin, kun aikaa ei ole.
Kiireisin hetki on myös se hetki, jolloin teille soitetaan eniten. Henkilökunta palvelee paikalla olevia asiakkaita, ja puhelin jää soimaan. Moni soittaja ei jätä viestiä eikä soita uudelleen: hän varaa pöydän tai ajan seuraavasta paikasta.
- Puhelu tulee kesken palvelun, eikä kukaan ehdi vastata.
- Sama kysymys aukioloajoista toistuu monta kertaa päivässä.
- Illat, viikonloput ja lomat jäävät ilman vastaajaa.
- Vastaamatta jäänyt puhelu on useimmiten menetetty varaus.
Miten se toimii
Kolme vaihetta. Asiakkaan ei tarvitse ladata mitään eikä opetella uutta.
- 1
Asiakas soittaa numeroon
Käytössä on joko oma numero avustajalle tai ohjaus nykyisestä numerostasi – vaikka vain ruuhka-aikoina ja aukioloaikojen ulkopuolella.
- 2
Avustaja vastaa ja tuntee yrityksesi
Avustaja kertoo olevansa tekoäly ja puhuu sovitulla kielellä. Se hakee vastauksen sinun tiedoistasi – aukioloajat, palvelut, ohjeet, usein kysytyt asiat – ennen kuin vastaa.
- 3
Asia hoituu loppuun asti
Varaus kirjautuu, aika menee kalenteriin ja kiireellinen asia siirtyy ihmiselle. Jos asia ei kuulu kenellekään, avustaja kirjaa sen ja lähettää siitä sähköpostin.
Näin puhelu menee
Ote puhelusta, joka tuli sulkemisajan jälkeen. Nimet ja tunnistetiedot on poistettu.
Hei, olisiko teillä huomenna pöytää neljälle noin seitsemäksi?
Hei, olen ravintolan tekoälyavustaja. Katson heti. Huomenna kello 19 on vapaana pöytä neljälle. Käykö se?
Käy hyvin.
Selvä. Kenen nimellä varaus tehdään?
Virtanen.
Kiitos. Varaus on kirjattu neljälle huomiselle kello 19. Onko seurueessa ruoka-aineallergioita, jotka keittiön on hyvä tietää?
Yksi gluteeniton.
Merkitsin sen varaukseen. Nähdään huomenna.
Varaus näkyi salikirjassa heti, ja sama pöytä varautui samalla myös verkkovarauksesta.
Esimerkki havainnollistaa puhelun kulun. Julkaistava ote on oikea, anonymisoitu puhelu ja odottaa asiakkaan suostumusta.
Ääninäyte lisätään, kun se on hyväksytty julkaistavaksi.
Mitä avustaja tekee
Ei ominaisuuslistaa vaan työtä, joka jää tekemättä silloin, kun puhelimeen ei ehditä.
Aina tavoitettavissa
- Vastaa vuorokauden ympäri, myös iltaisin ja viikonloppuisin.
- Tietää aukioloajat ja vastaa niiden mukaan myös silloin, kun ovet ovat kiinni.
- Ottaa vastaan useita puheluita samanaikaisesti.
- Toimii oikeassa maantieteellisessä puhelinnumerossa.
Tuntee yrityksesi
- Vastaa sinun tiedoillasi: palvelut, ohjeet, säännöt ja usein kysytyt asiat.
- Hakee vastauksen tietopankista ennen kuin vastaa.
- Ravintoloille myös ruokalista- ja allergeenitiedot.
- Puhuu sillä kielellä, jonka valitset. Käytössä tänään suomi, englanti ja italia.
Hoitaa työn loppuun
- Ottaa pöytävarauksen ja tarkistaa oikean vapaan tilan.
- Varaa ajan Lingaron omaan ajanvarauskirjaan, myös useammalle työntekijälle.
- Ohjaa puhelun oikealle osastolle.
- Siirtää puhelun ihmiselle, kun asia sitä vaatii.
- Kirjaa tiketin ja lähettää sähköpostin, kun asia ei kuulu kenellekään.
Paranee käytössä
- Tallentaa puhelut ja tekee niistä litteroinnin.
- Kertoo puhelun aiheen ja tiivistelmän.
- Nostaa esiin kysymykset, joihin avustaja ei osannut vastata.
- Täydennät tietopankin itse hallintanäkymässä.
Oman alasi mukaan
Sama avustaja, mutta eri sanasto, eri puhelut ja eri työnkulku.
Ravintolat
Varaukset tulevat kesken palvelun.
Pöytävaraukset hoituvat myös ruuhkassa ja sulkemisen jälkeen.
Tarkistaa vapaat pöydät ja paikkaluvun oikeasti.
Ravintolat →Parturit ja kampaamot
Kädet ovat kiinni asiakkaassa, kun puhelin soi.
Ajanvaraukset ja kysymykset hoituvat kesken työpäivän.
Tuntee työntekijäkohtaiset kalenterit ja vapaapäivät.
Parturit ja kampaamot →Hammasklinikat
Vastaanotto ruuhkautuu ja soittajat jäävät jonoon.
Jokaiseen puheluun vastataan, myös aukioloaikojen ulkopuolella.
Ohjaa asian oikealle henkilölle ja siirtää puhelun tarvittaessa.
Hammasklinikat →Lääkäriasemat
Hallinnolliset puhelut vievät ajan potilastyöltä.
Rutiinikysymykset hoituvat ilman, että työ keskeytyy.
Vastaa ohjeisiin ja aikatauluihin, siirtää muun henkilökunnalle.
Lääkäriasemat →Eläinlääkärit
Vastaanoton aikana puhelimeen ei ehdi.
Ajanvaraukset ja tiedustelut hoituvat vastaanoton rinnalla.
Tunnistaa, milloin asia kuuluu heti ihmiselle.
Eläinlääkärit →Ajanvarauspalvelut
Yhden hengen yrityksessä puhelimeen ei ole ketään.
Työn ohessa tulleet puhelut eivät katoa.
Ajanvaraus useammalle työntekijälle ja poikkeuspäivien hallinta.
Ajanvarauspalvelut →Varaukset ja ajanvaraus ovat erikoisalaamme
Lingaro ei tyydy ottamaan viestiä vastaan. Se tarkistaa, mitä on oikeasti vapaana, ja kirjaa varauksen siihen järjestelmään, jota käytät muutenkin.
Ravintoloille
- Tarkistaa vapaan tilan oikeasti: pöydät, paikkaluvun ja varauksen keston.
- Ottaa huomioon aukioloajat ja salin kapasiteetin.
- Kirjaa varauksen salikirjaan, jossa henkilökunta hoitaa päivän: siirrot, pöytien jaon ja walk-in-asiakkaat.
- Verkkosivujesi varauswidget käyttää samaa varausmoottoria kuin puhelinavustaja.
- Sama pöytä ei mene kahdesti: puhelin ja verkko eivät varaa päällekkäin.
Muille aloille
- Ajanvaraukset Lingaron omaan ajanvarauskirjaan, työntekijäkohtaisella kalenterilla.
- Useampi työntekijä, kullakin oma kalenteri.
- Vapaapäivät ja poikkeukset otetaan huomioon.
- Tekstiviestivahvistus asiakkaalle puhelun kielellä.
- Varauswidget omille verkkosivuillesi, samalla varausmoottorilla kuin puhelin.
- Google Calendar ja Microsoft Outlook liitettävissä pyynnöstä.
Ravintoloiden pöytälogiikka on oma toiminnallisuutensa. Se ei siirry sellaisenaan muille aloille.
Näet, mitä puhelimessa tapahtuu
Hallintanäkymä on sinun. Sieltä näet puhelut ja muutat sen, mitä avustaja tietää.
- Puheluhistoria ja litteroinnit
- Aiheet ja tiivistelmät
- Tietopankin muokkaus
- Osastot ja työntekijät
- Kielet
- Käytetyt minuutit
- Kysymykset, joihin avustaja ei osannut vastata
Näkymäkuvat lisätään, kun anonymisoidut kuvat on hyväksytty.
Miksi tähän voi luottaa
Vain se, mikä on totta tänään.
Tiedot pysyvät EU:ssa
Palvelu ja tietokanta toimivat EU:ssa. Tietosuoja on otettu huomioon rakenteesta lähtien, ei jälkikäteen.
Asiakkaiden tiedot on eriytetty
Jokaisen asiakasyrityksen tiedot ovat erillään muiden tiedoista.
Avustaja kertoo olevansa tekoäly
Soittajalle sanotaan se suoraan. Se on reilua ja tekee palvelusta hyväksyttävän myös asiakkaillesi.
Avustaja ei kerro henkilötietoja ääneen
Tuotteen sääntö: puhelimessa ei luetella ihmisten henkilötietoja.
Tieto on sinun
Tietopankki on sinun hallinnassasi, ja muokkaat sitä itse silloin kun haluat.
Suomalainen sopimuskumppani
Palvelun tuottaa Grata Oy, Helsinki.
Liittymät
Kerromme vain ne, jotka on oikeasti toteutettu.
- Puhelinliikenne SIP-yhteydellä (Telnyx) ja oikeilla maantieteellisillä numeroilla
- Tekstiviestivahvistukset ajanvarauksista (Telnyx)
- Google Calendar ja Microsoft Outlook pyynnöstä
- Muut liittymät rakennetaan tapauskohtaisesti rajapinnan tai webhookin kautta
Emme lupaa valmiita liittymiä järjestelmiin, joita emme ole toteuttaneet.
Hinta
Hinta alkaa 99 eurosta. Lopullinen hinta riippuu siitä, mitä otatte käyttöön ja mitä avustajan pitää tehdä.
Hintaan vaikuttavat
- puheluiden määrä
- käytetyt minuutit
- linjojen määrä
- käyttöönoton laajuus
- liittymät muihin järjestelmiin
- puhelun kulun monimutkaisuus
Kysyttyä
Vastaukset ilman kiertelyä.
Ymmärtääkö soittaja puhuvansa tekoälylle?
Kyllä. Avustaja kertoo sen itse puhelun alussa.
Mitä tapahtuu, jos avustaja ei osaa vastata?
Se siirtää puhelun ihmiselle tai kirjaa asian tiketiksi ja lähettää siitä sähköpostin. Lisäksi vastaamatta jääneet kysymykset kootaan raporttiin, jotta tiedot voi täydentää.
Missä puheluiden tiedot käsitellään?
EU:ssa. Palvelu on rakennettu tietosuoja edellä, ja jokaisen asiakkaan tiedot ovat erillään muista.
Millä kielillä avustaja puhuu?
Kieli valitaan yrityskohtaisesti. Tällä hetkellä käytössä ovat suomi, englanti ja italia.
Pitääkö minun vaihtaa puhelinnumeroni?
Ei. Avustajalle otetaan oma numero, tai ohjaat nykyisen numerosi siihen – halutessasi vain ruuhka-aikoina ja aukioloaikojen ulkopuolella.
Kuinka nopeasti pääsemme alkuun?
Käyttöönotto etenee sitä mukaa kuin puhelinnumero saadaan käyttöön. Suomessa numeron saa nopeasti. Joissakin maissa operaattori vaatii yritysdokumentit, mikä pidentää aikaa. Emme lupaa päivämäärää, jota emme voi pitää.
Mitä palvelu maksaa?
Hinta riippuu käytöstä. Katso hinta-osio ja pyydä tarjous.
Toimiiko se kalenterini kanssa?
Ulkoista kalenteria ei tarvita: Lingarolla on oma ajanvarauskirja, jossa on työntekijäkohtainen kalenteri. Google Calendar ja Microsoft Outlook ovat liitettävissä pyynnöstä; muut järjestelmät arvioidaan tapauskohtaisesti rajapinnan kautta.
Voinko muuttaa sitä, mitä avustaja sanoo?
Kyllä. Tietopankki ja vastausten sisältö ovat hallintanäkymässä, ja muokkaat niitä itse ilman meitä.
Mitä tapahtuu, jos moni soittaa yhtä aikaa?
Avustaja hoitaa useita puheluita samanaikaisesti, joten jono ei synny samalla tavalla kuin yhden ihmisen vastatessa.
Puhu ihmisen kanssa
Vastaamme itse. Soita tai lähetä sähköpostia, niin sovitaan lyhyt esittely – halutessasi kuulet avustajan ensin puhelimessa.
Gianni Vaccaro
Sovitaan lyhyt puhelu, jossa kuulet avustajan.
Emme kerää yhteydenottolomakkeella tietoja ilman tietosuojaselostetta.